De kunst van vragen stellen

Voor Raden van Toezicht is het stellen van vragen een belangrijk instrument. Het stellen van de juiste vraag op het juiste moment is goud waard, zowel voor de RvT als voor de RvB. Goud, omdat het zowel de RvT als de RvB inzicht geeft, aan het denken zet en/of inspireert. En dit hoeft niet altijd leuk te zijn, een juiste, goede vraag op het juiste moment kan soms pijnlijk zijn, maar toch de spijker op zijn kop slaan en de betrokkenen aan het denken zetten.

Kortom, het stellen van vragen is belangrijk voor RvT’s. Er worden zelfs masterclasses georganiseerd om deze kunst onder de knie te krijgen….

Dat het stellen van vragen belangrijk is voor Raden van Toezicht merken we ook in de zelfevaluaties, die we begeleiden en dat geldt voor alle sectoren waarin we werkzaam zijn: zorg, woningcorporaties, het onderwijs of de culturele sector. Tegelijkertijd merken we ook dat het gemakkelijker gezegd dan gedaan is en dat de praktijk weerbarstig is.

Daarom besteden we in deze nieuwsbrief aandacht aan de kunst van het vragen stellen.

Om die praktijk van vragen stellen te duiden, maken we een onderscheid tussen vragen van de eerste, tweede en derde orde[1],[2].

Zie ook onderstaand schema:

Eerste orde vragen zijn vragen naar het wat en hoe. Ze geven inzicht in resultaten en regels en leveren de vragensteller weetjes op over hoe het gaat in de praktijk. Het zijn vragen binnen bestaande inzichten en principes.

Bij tweede orde van vragen levert de vragensteller inzichten op naar het waarom. De vragensteller begrijpt en weet zo waarom bijvoorbeeld gekozen is voor een bepaald beleid. Het gaat om het vernieuwen van inzichten binnen bestaande principes. Deze manier van vragenstellen gaat een spade dieper dan eerste orde vragen.

De principes en de waarden staan ter discussies bij derde orde vragen. Er wordt dan gevraagd waartoe bijvoorbeeld het innemen van een bepaalde positie van de organisatie dient. Derde orde vragen zijn gericht op de missie en de identiteit van een organisatie. Het zijn vragen die betrekking hebben op het willen en durven zijn van een organisatie en gaan over het ontwikkelen van nieuwe, andere principes waarmee een organisatie kan overgaan naar een andere of nieuwe fase. Logisch dat deze manier van vragen het diepste gaat en veelal degene(n) aan wie die vragen worden gesteld, aan het denken zet. En dat is niet altijd gemakkelijk, omdat het veelal even duurt voordat die vragen beantwoord kunnen worden. Vooral bij derde orde vragen gaat het om zogenaamd ‘trage’ vragen, die niet 1,2,3 te beantwoorden zijn.

Emeritus Hoogleraar Jan Moen zegt  dat RvT’s zich vooral moeten richten op beleidskwesties en vragen van de tweede en derde orde moeten stellen, met nadruk op de laatste categorie. Het vooral stellen van vragen van de eerste orde kan gemakkelijk leiden tot een vraag-en-antwoord spelletje tussen de RvT en de RvB wat kan leiden tot irritaties vooral bij de bestuurders omdat de RvT te dichtbij komt en het kan lijken dat zij zich bemoeien met de gang van zaken wat het terrein en de verantwoordelijkheid van de RvB is.

In de zelfevaluaties, die wij begeleiden reflecteren we met Raden van Toezicht op welke vragen zij aan de Raad van Bestuur stellen en vragen ons af of deze stelling niet voorbijgaat aan een aantal zaken:

  • Door het stellen van eerste orde-vragen toont een RvT ook belangstelling voor de organisatie waar zij toezicht op houden en de gang van zaken. En ja, de RvT komt daarmee dichtbij maar hoe erg is dat zolang zij zich bewust is de rol die zij inneemt.
  • Eerste orde vragen kunnen ook de vinger op de zere plek leggen en situaties bloot leggen die klein kunnen lijken maar dat (helaas) niet zijn en wel degelijk de verantwoordelijkheid raken van de RvT.
  • Er zijn verschillende aanvliegroutes in de RvT mogelijk: sommige leden van de RvT hebben juist eerste orde-vragen nodig om vervolgens vragen van de tweede en de derde orde te kunnen stellen, waarbij anderen dat niet hebben en aan de andere kant beginnen. Om onnodige irritaties te voorkomen zowel onderling bij de RvT als de bestuurder(s), is het goed om de behoefte aan de verschillende aanvliegroutes te expliciteren en bewust te zijn welk doel de vragen dienen. Het is vooral de taak van de voorzitter dit in goede banen te leiden.
  • Wat de juiste vraag is op het juiste moment zal ook afhangen van de situatie en het vraagstuk dat voorligt. Als een organisatie zich in zwaar weer bevindt zullen andere vragen gesteld worden dan wanneer alles goed gaat. Het punt is dan veel meer om als RvT toch voldoende scherp te blijven en de RvB met haar vragen scherp houdt.

Met dit in het achterhoofd kunnen RvT’s in het kader van een zelfevaluatie wel eens stil staan bij het soort vragen die ze stellen, welke orde van vragen wordt vooral gesteld en welke doel dienen deze vragen? Zijn ze tevreden met de mix tussen vragen van de eerste, tweede en derde orde of willen ze toch graag het accent verleggen? En aan welke vragen heeft de RvB behoefte? Wat prikkelt en inspireert hen het meeste? Met het beheersen van de kunst van vragen stellen, levert een Rvt toegevoegde waarde voor een RvB en voor de organisatie!


[1] Naar analogie van het onderscheid dat wij maken in de drie niveaus van leren: enkelslag, dubbelslag en drieslag leren. Zie voor een uitleg van deze terminologie: Dubbelman & Heegsma 92018), Waarderend Toezicht. Een vernieuwende kijk op de praktijk van bestuur en toezicht.

[2] Zie ook Moen (2016), Hectiek in de bestuurskamer.

Geplaatst in .

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.